Πώς να αποθηκεύσετε εύκολα έγγραφα στο σπίτι;

Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις στις οποίες χρησιμοποιούμε ασφαλιστήρια συμβόλαια, πιστοποιητικά και πιστοποιητικά. Επομένως, για να έχουν στη διάθεσή τους τα απαραίτητα χαρτιά, οι άνθρωποι αναγκάζονται να αποθηκεύουν έγγραφα στο σπίτι. Αλλά πώς να το κάνετε αυτό σωστά, ώστε τίποτα να χαθεί ή να χαλάσει;

Ποια έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται;

Κάθε σύγχρονος άνθρωπος έχει πολλά χαρτάκια για όλες τις περιστάσεις. Αλλά δεν αξίζει να το αποθηκεύσετε καθένα από αυτά.

Ακολουθεί μια λίστα με έγγραφα που πρέπει να έχετε στο σπίτι:

• Η λίστα ανοίγει με διαβατήρια και άλλα οικογενειακά έγγραφα. Για παράδειγμα, διαθήκες, πιστοποιητικά.
• Πιστοποιητικά, πληρεξούσια, αποδείξεις και άλλα σχετικά με ακίνητα και μεταφορές.
• Διπλώματα, διπλώματα, βεβαιώσεις, πιστοποιητικά που βεβαιώνουν τη διαθεσιμότητα της εκπαίδευσης.
• Εργασίες σχετικές με επαγγελματικές δραστηριότητες: βιβλία εργασίας, συμφωνίες, συμβάσεις.
• Αποτελέσματα εξετάσεων, ιατρικές πολιτικές και κάρτες.
• Κάρτες εγγύησης, αποδείξεις οικιακών συσκευών και επίπλων.
• Φορολογικά έγγραφα.

Ξεχωριστά, μπορείτε να επιλέξετε ηλεκτρονικά έγγραφα ή απλά δεδομένα σε ψηφιακή μορφή. Κατά κανόνα, αντιστοιχούν σε ένα από τα παραπάνω σημεία και υπόκεινται επίσης σε αποθήκευση.

Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσονται τα χαρτιά;

Τα έγγραφα μπορούν να διαιρεθούν ανά χρόνο αποθήκευσης. Εξαρτάται από την περίοδο ισχύος κάθε συγκεκριμένης κρούστας.

• Μόνιμος. Τέτοια χαρτιά πρέπει να είναι πάντα κοντά σας.Πρόκειται για πιστοποιητικά γάμου, πιστοποιητικά γέννησης, διπλώματα που επιβεβαιώνουν την εκπαίδευση, ιατρικά στοιχεία, στοιχεία επικυρωμένα από συμβολαιογράφο, διαθήκες, πιστοποιητικά σύνταξης.
• Μακροπρόθεσμα. Έγγραφα για ακίνητα, αυτοκίνητα και ακριβά αντικείμενα. Αυτά περιλαμβάνουν επίσης επαγγελματικά έγγραφα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε επιταγές και αποδείξεις εδώ. Αυτό είναι κάτι που αποθηκεύεται για μεγάλο χρονικό διάστημα και παραμένει σχετικό για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
• Βραχυπρόθεσμα. Συνιστάται η διατήρηση πιστοποιητικών υπηρεσιών από γιατρούς, δικηγόρους και εκπαιδευτικούς για τρία χρόνια. Οι συμφωνίες κοινής ωφελείας και οι δηλώσεις προϋποθέτουν την ίδια περίοδο.
• Αχρηστος. Μπορείτε να πετάξετε αμέσως περιττό εκπαιδευτικό και πληροφοριακό υλικό, οδηγίες για καλά μελετημένα πράγματα, φύλλα υπολογισμού κ.λπ.

Ξεχωριστά, μπορούμε να σημειώσουμε προαιρετικά έγγραφα, τα οποία, ωστόσο, έχουν μεγάλη σημασία για τον ιδιοκτήτη τους. Αυτά περιλαμβάνουν προσωπικά ημερολόγια, σημειώσεις, φωτογραφίες και άλλα αναμνηστικά. Συνήθως τέτοια πράγματα διαρκούν επίσης πολύ.

Επομένως, καλό είναι να πετάξετε ό,τι δεν χρησιμοποιείται αυτήν τη στιγμή και δεν μπορεί να είναι χρήσιμο στο μέλλον. Για να διατηρήσετε την τάξη, πρέπει να καθαρίζετε τακτικά τους κάδους σας και να απαλλαγείτε από τα συσσωρευμένα σκουπίδια, ενώ ταυτόχρονα να ταξινομείτε πραγματικά σημαντικά έγγραφα.

Συμβουλές για την αποθήκευση των βασικών χαρτιών

Κατά κανόνα, τα περισσότερα σπίτια αποθηκεύουν χαρτιά ως στάνταρ.

1. Πρώτον, τα έγγραφα ταξινομούνται κατά τομείς: σπίτι, εργασία, ιατρική και άλλα.
2. Στη συνέχεια τοποθετούνται σε υπογεγραμμένους φακέλους, κάτι που σίγουρα θα σας εμποδίσει να χαθείτε στα χαρτιά.
3. Τα σετ που προκύπτουν τοποθετούνται σε ξεχωριστό κουτί ή τσάντα. Παρεμπιπτόντως, για ευκολία, συχνά γίνονται χωρίσματα μέσα στο "δοχείο" για να αποτρέψουν την ανάμειξη των φακέλων.Ταυτόχρονα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία αποθήκευσης δεν είναι προσβάσιμη για παιδιά και ζώα, αλλά βρίσκεται σε βολική τοποθεσία για χρήση.

Είναι καλή ιδέα να διατηρείτε ξεχωριστά προσωπικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται συχνά. Το διαβατήριό σας, η ιατρική κάρτα, ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) και το πιστοποιητικό σύνταξης θα χωρέσουν άνετα σε πλαστικές σακούλες που κλείνουν με φερμουάρ. Τέτοιες συσκευασίες είναι αεροστεγείς και θα διατηρήσουν το περιεχόμενο σε τέλεια τάξη, αποτρέποντας, ας πούμε, να βραχεί. Ταυτόχρονα, τα έγγραφα που σχετίζονται με την υγεία θα πρέπει να αποθηκεύονται όσο το δυνατόν πιο προσιτά - ώστε να μην χάνεται χρόνος εάν είναι επειγόντως απαραίτητα.

Είναι πάντα καλή ιδέα να έχετε στο σπίτι φωτοτυπίες σημαντικών εγγράφων. Υπάρχουν όλων των ειδών οι περιπτώσεις και μια τέτοια επιφύλαξη μπορεί να βοηθήσει σε μια απρόβλεπτη κατάσταση.

Ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα μπορούν να τοποθετηθούν σε χρηματοκιβώτιο. Η σύγχρονη αγορά προσφέρει μια μεγάλη ποικιλία αποθηκευτικών χώρων, έτσι ώστε κάθε αγοραστής να μπορεί να επιλέξει κάτι κατάλληλο. Αλλά είναι καλύτερα να φυλάσσετε τα έγγραφα σε χρηματοκιβώτιο και όχι σε πλαστικούς φακέλους - σε περίπτωση πυρκαγιάς, το υλικό που τα συνθέτει λιώνει πιο γρήγορα από το χαρτί.

Μη τετριμμένοι τρόποι αποθήκευσης εγγράφων

Φαίνεται βαρετή η περιγραφή; Κανένα πρόβλημα! Υπάρχουν πιο ενδιαφέροντες, βολικοί τρόποι αποθήκευσης χαρτιών.

• • Οργανωτικός πίνακας. Υπάρχουν πολλές επιλογές για μια τέτοια συσκευή. Στην απλούστερη μορφή του, είναι ένα πάνελ στο οποίο συνδέονται χαρτιά με κουμπιά. Σε πιο σύνθετες εκδόσεις, η σανίδα μπορεί να έχει μικρά συρτάρια και κρεμαστά στηρίγματα.

• • Μίνι συρταριέρα. Είναι ακριβώς το ίδιο με μια κανονική συρταριέρα, αλλά πολύ μικρότερη. Είναι πολύ βολικό να αποθηκεύετε έγγραφα σε αυτό. Όταν ταξινομούνται σε διαφορετικά διαμερίσματα, δεν θα χαθούν ποτέ! Τα συρτάρια στη συρταριέρα μπορούν να έχουν διαφορετικά μεγέθη: μικρά για μικρά κομμάτια χαρτιού, μεγάλα για σχέδια.

• • Κρεμαστό κουτί. Απλά ένα μικρό κουτί ή καλάθι στερεωμένο στον τοίχο σαν γραμματοκιβώτιο. Σε κάτι τέτοιο, τοποθετημένο στο διάδρομο, είναι βολικό να αποθηκεύετε επιστολές και αποδείξεις.

• • Τσέπη φακέλου. Παρόμοια με την προηγούμενη επιλογή, αλλά δεν είναι κουτί, αλλά φάκελος. Μπορείτε να το προσαρτήσετε σε τραπέζι, ψυγείο, ντουλάπα. Σας επιτρέπει να αποθηκεύετε προσωρινά απαραίτητα έγγραφα χωρίς να καταλαμβάνετε πολύτιμο χώρο.

• • Καλάθι απορριμμάτων. Όχι, όχι σκουπίδια - ειδικά, για αποθήκευση. Τοποθετημένο σε ένα τραπέζι ή σε μια ντουλάπα, μπορεί να έχει πολλές θήκες. Ένας απλός, φθηνός, αλλά αποτελεσματικός τρόπος αποθήκευσης εγγράφων.

• • Τα χαρτιά που χρησιμοποιούνται συχνά μπορούν να φυλαχθούν σε φάκελο χαρτοφύλακα. Διαθέτει λαβή μεταφοράς. Είναι σχεδιασμένο έτσι ώστε τα έγγραφα σε αυτό να μην ζαρώνουν. Τυπικά σχεδιασμένο για χαρτί Α4. Εάν είναι απαραίτητο, για να μην χάνετε χρόνο αναζητώντας τις απαραίτητες κρούστες, μπορείτε απλά να αρπάξετε ένα φάκελο με τον χαρτοφύλακα και να κάνετε τις δουλειές σας.

Χρησιμοποιούμε ψηφιακές τεχνολογίες

Οδηγίες για φάρμακα, συσκευές και εξοπλισμό γραφείου καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Είναι πολύ πιο εύκολο να τα αποθηκεύσετε ηλεκτρονικά. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να βρείτε τις ίδιες πληροφορίες στο Διαδίκτυο και να τις συγκρίνετε με αυτές που είναι διαθέσιμες στην πηγή υλικού για να διασφαλίσετε την ταυτότητά του. Μπορείτε απλώς να τραβήξετε μια φωτογραφία των οδηγιών και να τις αποθηκεύσετε σε έναν φάκελο στον υπολογιστή σας. Απλά πρέπει να επιλέξετε το τελευταίο με τέτοιο τρόπο ώστε να μην το διαγράψετε κατά λάθος. Είναι καλύτερα να γράψετε ένα άλλο αντίγραφο των αρχείων που προκύπτουν σε ένα εξωτερικό μέσο, ​​όπως μια κάρτα μνήμης, ή να το στείλετε στο χώρο αποθήκευσης cloud.

Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να σαρώσετε άλλα έγγραφα. Αλλά τότε θα πρέπει να ανησυχείτε για την ασφάλεια του ηλεκτρονικού συστήματος από μια πιθανή επίθεση χάκερ. Σε κανέναν δεν αρέσει η διαρροή προσωπικών δεδομένων στο Διαδίκτυο.

Παρεμπιπτόντως, η χρήση υπολογιστή ή κινητού τηλεφώνου είναι βολική για την παρακολούθηση των ημερομηνιών λήξης των χαρτιών. Αρκεί απλώς να εισαγάγετε τις απαιτούμενες ημερομηνίες στο «ημερολόγιο» ώστε η ηλεκτρονική συσκευή να σας ειδοποιεί για το τέλος της περιόδου ισχύος μιας συγκεκριμένης κρούστας. Τότε το μόνο που μένει είναι να απαλλαγούμε από το περιττό χαρτί.

Ίσως ο κύριος κανόνας για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι είναι απλός: η προσεκτική και τακτική εργασία με οικιακά χαρτιά είναι το κλειδί για να διασφαλιστεί ότι το απαραίτητο έγγραφο δεν θα χαθεί την πιο σημαντική στιγμή.

Δεν αξίζει να κρατάτε όλα τα έγγραφα. Υπάρχουν όμως πολλά χαρτιά που ο καθένας μας πρέπει να έχει μαζί του. Πρέπει να φυλάσσονται σε ασφαλή και απομονωμένα, αλλά αρκετά εύκολα προσβάσιμα μέρη. Μπορείτε να δημιουργήσετε ηλεκτρονικά και τακτικά αντίγραφα εγγράφων - πιθανότατα θα είναι χρήσιμα. Σε κάθε περίπτωση, η προσεκτική αποθήκευση και η προσεκτική ταξινόμηση των χαρτιών θα σας βοηθήσουν να διατηρηθούν ασφαλή.